Política de privacidad

Última actualización: 10 de noviembre de 2026

Esta política explica qué datos personales tratamos cuando usas virtuabarcelona.com, para qué los usamos, con qué base legal, quién nos ayuda a tratarlos y cómo puedes ejercer tus derechos. Está escrita para que se entienda, no para que sea larga.

1. Responsable

• Responsable: Virtua Arcade SL
• CIF: B67229500
• Domicilio social: C/Joan Gamper 16, Local 1, 08014 Barcelona
• Correo electrónico: info@virtuabarcelona.com
• Teléfono: +34 938 06 57 57
• Inscripción: Registro Mercantil de Barcelona, Tomo 46.443, Folio 110, Hoja B-520.184, Inscripción 1.ª

Los datos identificativos completos están también en el aviso legal.

2. Qué datos tratamos

No tratamos categorías especiales de datos (salud, ideología, origen…) y no te pedimos ninguno. No vendemos tus datos a nadie.

Y lo que nos escribes por esos dos formularios no se guarda en ninguna base de datos: vive en el correo que nos llega, y nada más.

3. Para qué y con qué base legal

4. Quién trata tus datos por cuenta nuestra

Para poder darte el servicio nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados del tratamiento, con contrato y garantías adecuadas. No tratan tus datos para sus propios fines:

• n8n — cálculo del precio, envío de los correos de reserva y de bono, el formulario de presupuestos de Team Building, los formularios de contacto y de eventos de la web, la atención por WhatsApp y el aviso de tus fotos (apartado 8).
• Airtable — registro de reservas, bonos y códigos.
• Supabase — cuenta de la app de Virtua y su vínculo con tus reservas web, y la base de datos de nuestra agenda interna (las consultas de WhatsApp y, desde el 27 de octubre de 2026, la sala, el horario y los datos de contacto de quien reserva: nombre, correo y teléfono).
• Zoho — el envío de los emails de servicio (confirmaciones, enlaces de pago, recordatorios y avisos) y nuestro correo electrónico.
• Brevo — el envío de ofertas y novedades, sólo si las has aceptado.
• Google Analytics — medir cómo se usa la web, sólo si lo aceptas.
• Cloudflare — el servidor de la web, la prueba de tu decisión sobre las cookies, las copias de seguridad, las fotos y los vídeos de tu partida (apartado 8), y recibir y vigilar los mensajes de WhatsApp.
• WhatsApp (de Meta) — la mensajería, si nos escribes por WhatsApp.
• Anthropic — el asistente de inteligencia artificial que prepara los borradores de respuesta de WhatsApp (con servidores en EE. UU.).

Y tres que los tratan también por su cuenta. Stripe, la pasarela de pago de las reservas y de los bonos regalo: recibe tu nombre, tu correo y tu teléfono y los datos de la compra (y, si pides factura de empresa, también los datos de esa factura). Trata los datos del pago como responsable independiente, para cumplir la normativa bancaria y prevenir el fraude, bajo su propia política de privacidad. Sólo si has aceptado la medición o la publicidad, con tu compra viaja también a Stripe el identificador de visitante de Google Analytics o el del clic del anuncio de Google desde el que llegaste, para que podamos saber qué anuncio acabó en esa compra; sin tu permiso, no viaja nada de eso.

Y Google Ads, sólo si aceptas la publicidad: saber si un anuncio acaba en reserva y mostrarte anuncios según tu navegación. Si has aceptado la publicidad al comprar, también le decimos qué compras vienen de un anuncio suyo —el identificador del clic, la fecha y hora, el importe y un código de pedido que no es el del pago— para que mida el anuncio; si quieres que lo borremos de tu compra, escríbenos a info@virtuabarcelona.com. Trata esos datos como responsable independiente, también para medir y mejorar sus anuncios, bajo su propia política de privacidad.

Y Meta (Facebook e Instagram), sólo si aceptas la publicidad: saber si un anuncio suyo acaba en reserva y mostrarte anuncios. Recoger esos datos en esta web y enviárselos lo hacemos como corresponsables con Meta, de conformidad con el apéndice de corresponsabilidad de sus condiciones comerciales (Meta Controller Addendum); después, Meta los trata como responsable independiente, bajo su propia política de privacidad.

También podremos comunicar datos a las autoridades competentes cuando exista una obligación legal.

5. Proveedores técnicos que reciben tu IP

Cuando tu navegador pide un recurso a un proveedor externo —una imagen, un vídeo, una librería de código—, ese proveedor recibe tu dirección IP, porque es la forma en que funciona una petición en internet. Al servir ese recurso no son encargados del tratamiento: no guardan tus datos por cuenta nuestra (Cloudflare lo es, además, para lo que dice el apartado 4).

• Cloudflare — servidor, red de distribución, reproducción de vídeo y analítica del sitio sin cookies.
• cdnjs, unpkg y jsDelivr — librerías de código de la web.
• Google / YouTube — los vídeos de los juegos del Arcade, en modo sin cookies.
• Trustindex — el widget de reseñas de Google y de Tripadvisor; las fotos de perfil de quien las escribió se piden a Google y a Tripadvisor. Sólo se carga si das tu consentimiento.

El detalle de qué guarda cada uno en tu navegador está en la política de cookies.

6. La relación con la app de Virtua

Si usas la app de Virtua, tus reservas y bonos de la web se vinculan con tu cuenta de la app a través de tu correo electrónico, para que puedas verlos ahí y para el programa de fidelización.

Y funciona también hacia atrás: si te registras en la app con un correo con el que ya habías reservado en la web, esas reservas anteriores quedan vinculadas a tu cuenta. Si no usas la app, esto no te afecta: el dato se queda sin vincular.

7. Atención por WhatsApp

Si nos escribes por WhatsApp, Virtua Arcade SL trata tu número de teléfono, el nombre de tu perfil y el contenido de la conversación (incluidos los datos que tú nos facilites en ella, como la fecha, el número de jugadores o tu correo electrónico) para atender tu consulta y, si lo deseas, ayudarte a preparar tu reserva. La base jurídica es la aplicación de medidas precontractuales a petición tuya y, en su caso, la ejecución del contrato (art. 6.1.b del RGPD), así como nuestro interés legítimo en responder a las personas que nos contactan (art. 6.1.f).

Para atenderte nos ayudamos de un asistente de inteligencia artificial que prepara borradores de respuesta. Ninguna respuesta se envía sin que antes la revise una persona de nuestro equipo, y no adoptamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti. Puedes pedirnos en cualquier momento hablar con una persona.

Conservamos la conversación en nuestro sistema de atención y en nuestra agenda interna (utilizada por nuestro equipo para gestionar las consultas) hasta un máximo de 8 días después del último mensaje. Los registros técnicos de errores del sistema, que pueden contener fragmentos de la conversación, se conservan hasta 30 días; los datos de la reserva se guardan según se indica en esta política. Para mejorar el servicio, almacenamos de forma totalmente anonimizada las correcciones que hace nuestro equipo a los borradores del asistente durante un plazo máximo de 90 días.

Para prestar este servicio contamos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento: Meta (WhatsApp), para la mensajería; Anthropic, para el asistente de inteligencia artificial (con servidores en EE. UU.); n8n, para la automatización del proceso; Cloudflare, para recibir y vigilar los mensajes (guarda una copia técnica un máximo de 2 horas); Supabase, para el alojamiento de la base de datos de nuestra agenda interna; y, cuando se confirma una reserva, los proveedores indicados en el apartado 4 de esta política. Las transferencias internacionales de datos se realizan al amparo del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework) para los proveedores adheridos a él y, en todo caso, mediante Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a info@virtuabarcelona.com, y presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

8. Las fotos y los vídeos de tu partida

Durante tu partida, nuestro equipo puede hacer fotos y vídeos del grupo para entregártelos de recuerdo. Los tratamos para eso: para entregártelos. La base jurídica es la ejecución del contrato (art. 6.1.b del RGPD), porque forma parte del servicio. No usamos para publicidad ninguna imagen en la que se te pueda reconocer sin pedirte antes permiso.

Así funciona: nuestro equipo sube las fotos y los vídeos a un almacén privado en la Unión Europea (Cloudflare), asociados al código de tu reserva y no a tu nombre. Te mandamos un correo con un enlace a una página nuestra donde puedes verlos y descargarlos. Ese enlace caduca a los 30 días, y quien lo tenga puede ver las fotos: si lo reenvías, piensa a quién se lo das.

En ese correo te pedimos, sin obligarte, una reseña en Google: no hace falta para recibir tus fotos. Si pulsas el botón, apuntamos con el código de tu reserva que lo has pulsado, sólo para saber cuándo mandarte las fotos; no sabemos lo que escribes en Google ni si llegas a publicarla. Y, si no lo pulsas, también te las mandamos, pasados unos días.

Conservamos las fotos y los vídeos 30 días desde que te los entregamos (el borrado automático pasa cada día, así que puede tardar un par de días más); lo que no llegue a entregarse se borra a los 45 días. Para esto contamos con los encargados del apartado 4: Cloudflare (el almacén y la página), Zoho (el correo con el enlace) y n8n (el aviso). Si quieres que borremos antes las tuyas, o ejercer cualquiera de tus derechos, escríbenos a info@virtuabarcelona.com (apartado 11).

9. Transferencias internacionales

Algunos de estos proveedores pueden tratar datos en servidores fuera del Espacio Económico Europeo (por ejemplo, en EE. UU.). En esos casos, las transferencias se amparan en las garantías previstas por el RGPD (cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea u otros mecanismos válidos). La atención por WhatsApp lo detalla en el apartado 7. Zoho, nuestro proveedor de correo, puede dar soporte técnico con personal de sus empresas del grupo en la India, México y Colombia.

10. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos tus datos mientras sean necesarios para la finalidad para la que los recogimos, y como máximo:

• Reservas y bonos: mientras la reserva o el bono estén vigentes y, después, 6 años, el plazo que marca la ley para conservar la documentación de nuestra actividad (artículo 30 del Código de Comercio), que cubre además el plazo general para reclamar (5 años, artículo 1964 del Código Civil).
• Facturación: 6 años, como exige el artículo 30 del Código de Comercio.
• Presupuestos de Team Building y solicitudes de contacto o de eventos: el tiempo de atenderlas y, si no acaban en una reserva, 1 año.
• Comunicaciones comerciales: hasta que retires tu consentimiento o te opongas, o tras 3 años sin ninguna interacción con ellas.
• La prueba de tu decisión sobre las cookies: 3 años; después se borra sola.
• Medición y publicidad: las cookies, lo que dice la política de cookies (13 meses las de Google, 90 días las de Meta), y se borran en cuanto retiras tu «sí»; lo medido, como máximo 14 meses en Google Analytics.
• Conversaciones de WhatsApp: hasta 8 días después del último mensaje; los registros técnicos de errores, hasta 30 días; y las correcciones de nuestro equipo a los borradores, anonimizadas, hasta 90 días (apartado 7).
• Fotos y vídeos de tu partida: 30 días desde que te los entregamos (el borrado automático pasa cada día, así que puede tardar un par de días más); lo que no llega a entregarse, 45 días (apartado 8).

Por seguridad, y para no perder el servicio si algo falla, hacemos copias de seguridad de nuestros sistemas, guardadas en la Unión Europea. Si nos pides que borremos tus datos, desaparecen en el momento de la base de datos que usamos; en las copias quedan bloqueados —nadie los usa— hasta que se destruyen, como mucho a los 6 meses. Y si alguna vez tuviéramos que recuperar una copia, antes de volver a poner el sistema en marcha borraríamos otra vez los datos de quien nos lo hubiera pedido.

11. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, así como retirar tu consentimiento cuando el tratamiento se base en él.

Para hacerlo, escríbenos a info@virtuabarcelona.com indicando qué derecho quieres ejercer. Te responderemos en los plazos que marca la ley.

Si consideras que no hemos atendido correctamente tu solicitud, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

12. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger tus datos: la web se sirve siempre cifrada, el acceso a los sistemas está restringido y los datos de pago los trata directamente Stripe, sin pasar por nosotros.

13. Cambios en esta política

Si cambiamos esta política, actualizaremos la fecha de última actualización que aparece al principio. Si el cambio afecta de forma significativa a cómo tratamos tus datos, te lo comunicaremos por los medios de contacto que tengamos.